Parlons de vos demandes

Scout

Scout : le tri des demandes, l’assistant vocal et la prise de rendez-vous

Scout reçoit les demandes écrites et les appels sans réponse, les trie, fait parler l’assistant vocal quand l’appelant l’accepte et propose le rendez-vous. Un seul produit.

Parlons de vos demandes

Scout trie

Scout lit chaque demande reçue par le site, le courriel ou les réseaux sociaux, puis choisit une sortie. En cas de doute, il la transmet à une personne.

  • Vente, soumission, préqualification, rendez-vousAppel de l’assistant vocal, seulement si la case de rappel est cochée. Sinon, un suivi écrit ou un rendez-vous proposé.
  • PourrielSupprimé.
  • Service client ou problèmeTransféré à la bonne personne.
  • FactureAcheminée à la comptabilité.
  • RemerciementClassé.
  • Question généraleRéponse tirée des politiques et informations fournies par l’entreprise (heures, zone desservie, modes de paiement, annulations). Sans réponse trouvée, transmise à une personne.

Exemple fictif.

Dans Scout

L’assistant vocal rappelle, répond et prend le rendez-vous

Après une demande écrite avec rappel sur demande, ou quand personne ne peut répondre au téléphone : questions, dossier client et rendez-vous.

Cas 1 : une demande écrite. Elle arrive par le formulaire de votre site, par courriel ou par message sur les réseaux sociaux. Scout la lit et la trie (pourriel, facture, question générale, vente, soumission…). Si c’est une vente, une soumission, une préqualification ou une demande de rendez-vous, et que le visiteur a coché la case « J’accepte d’être rappelé au numéro indiqué » (décochée par défaut), l’assistant vocal le rappelle, à sa demande. Il ne rappelle jamais de lui-même.

Cas 2 : un appel sans réponse. Quand personne ne peut répondre au téléphone, l’appelant choisit : parler à l’assistant vocal ou aller à la boîte vocale. Jamais sans son accord. S’il choisit la boîte vocale, l’appel suit son cours normal. S’il accepte, l’assistant répond aux questions, prend un rendez-vous ou, à la demande de l’appelant, note sa demande de rappel.

Dans les deux cas, il pose quelques questions simples (besoin, type d’entreprise, urgence), crée le dossier client, puis propose deux disponibilités tirées de l’agenda de l’entreprise. Le client choisit et l’invitation arrive dans son agenda. Le transfert vers une personne est possible à tout moment, et le client sait toujours qu’il parle à un assistant vocal. Aucun appel sortant automatique.

  • Scout trie chaque demande écrite avant tout rappel.
  • L’assistant vocal répond seulement si l’appelant accepte.
  • Il propose deux moments, le client choisit.
  • Le transfert vers une personne est possible à tout moment.

Aucun appel sans demande ou accord du client. La case de rappel est décochée par défaut.

Voir comment ça répondrait pour votre entreprise

Diagnostic de 20 minutes, sans engagement. On vous le montre pendant le diagnostic.

Exemple fictifAppel en cours

Exemple d’appel, entreprise fictive : Toitures Exemple

Demande écrite reçue (formulaire du site, courriel ou message sur les réseaux sociaux). Case cochée : « J’accepte d’être rappelé au numéro indiqué ».
Scout trie la demande : c’est une vente. Rappel autorisé.
L’assistant vocal rappelle le client.
Assistant vocalBonjour, ici l’assistant vocal de Toitures Exemple. Vous avez demandé à être rappelé. Est-ce un bon moment?
ClientOui, allez-y.
Assistant vocalParfait. De quoi avez-vous besoin?
ClientJe voudrais faire refaire la toiture de mon immeuble.
Assistant vocalD’accord. Est-ce votre résidence, ou un immeuble à revenus?
ClientUn immeuble à revenus, trois logements.
Assistant vocalEt c’est urgent, ou vous planifiez des travaux?
ClientIl y a une infiltration dans un coin. Je veux régler ça assez vite.
Assistant vocalMerci, je crée votre dossier.
Dossier client créé
Nom
Client fictif
Besoin
Réfection de toiture, immeuble de 3 logements
Urgence
Moyenne, infiltration signalée
Statut
Rendez-vous à fixer
Disponibilités lues dans l’agenda de l’entreprise.
Assistant vocalJe vous propose de rencontrer un expert de l’équipe mardi à 10 h ou mercredi à 14 h. Lequel vous convient?
ClientMercredi à 14 h, c’est parfait.
Assistant vocalC’est noté, mercredi à 14 h. Vous recevez l’invitation dans votre agenda. Si vous voulez parler à une personne, dites-le à tout moment.
Rendez-vous confirmé. Invitation envoyée dans l’agenda du client et celui de l’équipe. Dossier mis à jour.
Exemple illustré. Le scénario réel est configuré avec vous.

Exemple illustratif

Un appel manqué, du premier mot au rendez-vous

Touchez une étape pour voir l’écran du téléphone changer.

Exemple illustratif, pas des données réelles. Toitures Exemple est une entreprise fictive.

Exemple illustratif

Une journée type, sans Scout et avec Scout

Sans Scout

  • 8 h 15Une demande de soumission arrive par le formulaire. Elle est vue à 17 h.
  • 10 hAppel pendant que l’équipe est sur un chantier. Boîte vocale, rappel le lendemain.
  • 22 hUn dégât d’eau est signalé. Le message est lu le lendemain midi.

Avec Scout

  • 8 h 15Elle est triée comme soumission. Un suivi écrit ou un rendez-vous est proposé.
  • 10 hL’appelant choisit : l’assistant vocal répond, crée le dossier et propose deux moments.
  • 22 hLe message est transmis à la personne désignée.

Exemple illustratif, pas des données réelles. Les heures et les situations sont inventées pour la démonstration.

Ce que Scout ne fait jamais

  • Il n’invente pas de prix : sans réponse dans les informations fournies par l’entreprise, il transmet à une personne.
  • Il ne rappelle un visiteur que si la case « J’accepte d’être rappelé au numéro indiqué » a été cochée. Elle est décochée par défaut.
  • Il ne fait aucun appel sortant automatique, et ne passe pas pour une personne : le client sait toujours qu’il parle à un assistant vocal.

Un diagnostic de 20 minutes, sans engagement.

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